Evropský sociální fond v ČR

Popis předmětu zakázky:

 

I. Předmět veřejné zakázky

 

1. Vymezení plnění

 

Předmětem veřejné zakázky je poskytnutí služeb a dodávek, prostřednictvím kterých bude zajištění aktivity realizovaného projektu „Posilování institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy Městského úřadu Roudnice nad Labem“ (registrační číslo projektu CZ.1.04/4.1.01/53.00115, dále jen „projekt“). Projekt je spolufinancován z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost, oblast podpory 4.1.

 

Plnění veřejné zakázky spočívá v implementaci software pro podporu projektového řízení včetně formulářového řešení a zdrojového kódu aplikace. Rozsah aplikace je tvořen zejména dvěma produkty. Jedním produktem je software (SW) a druhým formulářové řešení pro projektové řízení. Implementovaný software musí navazovat na systém a obsah školení projektového řízení, který je v úřadě zadavatele již implementován.

 

2. Specifikace předmětu veřejné zakázky

 

Předmět veřejné zakázky spočívá v poskytnutí těchto dodávek a služeb, rozdělených do čtyř dílčích na sebe navazujících plnění takto:

 

1)       Vytvoření formulářů pro projektové řízení

-        Formuláře pro projektové řízení budou sloužit zaměstnancům zadavatele (pracovníkům Městského úřadu Roudnice nad Labem) pro evidenci probíhajících projektů a dalších dotačních titulů. Účelem formulářů bude usnadnění administrace projektů vůči poskytovateli dotace.

-        Aplikace pro vyplňování formulářů musí umožňovat vepsání základních údajů o projektu, kterými jsou zejména: Přesný popis projektu, evidence klíčových aktivit, zadání harmonogramu, zadání rozpočtu projektu, zadání dat pro platnost jednotlivých povolení (např. stavební povolení apod.) a jejich kontrolu, upozornění na blížící se konec termínu, sledování výše čerpání finančních prostředků z dotací.  

-        Prostřednictvím formulářů by mělo dojít k dosažení tohoto účelu: formulářové řešení zajistí zadavateli celkový přehled nad všemi dotacemi a to zejména: finanční zatížení zadavatele spoluúčastí na jednotlivých dotacích, termíny zahájení a ukončení projektů. Realizátoři jednotlivých projektů budou mít přehled o harmonogramu, platbách, monitorovacích obdobích, rozpočtu a dalších částech projektu, na kterém se podílí. SW by měl upozorňovat na blížící se termíny např. odevzdání monitorovací zprávy, zahájení další klíčové aktivity a další data, jichž je třeba při realizaci dotace potřeba.           

-        Konečnou verzi formulářů je dodavatel povinen projednat se zadavatelem, který je oprávněn schválit jejich konečné znění. Součástí vytvoření formulářů je i účast členů realizačního týmu dodavatele na pěti (5) poradenských dnech se zástupci zadavatele.

 

2)       Vytvoření formulářového řešení a SW (2 produkty)

a) SW – vlastní databáze, kde budou uloženy veškeré údaje ze všech zadaných projektů  zpracovávající údaje z formulářů – vytvoření souhrnů, evidence kontrolních údajů. Do této databáze bude mít přístup jen omezený počet uživatelů ve třech úrovních oprávnění. V tomto produktu se budou shromažďovat údaje a to zejména: údaje obsažené ve všech formulářích a další souhrnné informace. Databáze musí být kompatibilní s MS SQL. Databáze musí být přístupná v intranetovém prostředí. Zabezpečení této databáze i jednotlivých formulářů je požadována na úrovni jména a hesla.

b) SW formulářové řešení – formuláře pro jednotlivé projekty – bude sloužit jednotlivým realizátorům projektu. |V rámci formulářů budou mít realizátoři přehled o jednotlivých částech projektu, jako jsou: rozpočet, termíny (jednotlivých etap, monitorovacích zpráv, příchozích plateb od poskytovatele dotace, harmonogram), popis etap (klíčových aktivit) a jejich stav. Vytvořený SW musí zahrnovat i automatický systém kontroly údajů, dále pak převedení formuláře do tištěné podoby.

 

3)       Implementace SW do prostředí úřadu (2 x poradenský den s realizačním týmem)

-        V této části bude dodavatel během dvou poradenských dnů spolupracovat s realizačním týmem a zaměstnanci Oddělení IT na finalizaci a odstraňování případných připomínek k připravovanému SW  Během těchto poradenských dnů dojde ke konečné finalizaci SW. Dodavatel je povinen zajistit účast odpovědných zástupců – členů realizačního týmu (4 členové realizačního týmu a 1 zaměstnanec IT) na dvou poradenských dnech (2x 8 hod). Po konečném schválení produktů poskytne dodavatel stručný manuál.

 

4)       Implementace projektového řízení (4 x poradenský den s uživateli)

-        Tento krok bezprostředně navazuje na předešlý. V rámci plnění implementace projektového řízení je dodavatel povinen zajistit proškolení 12 zaměstnanců úřadu v používání vzniklého SW.  Před započetím této části veřejné zakázky musí již být SW finalizován

-        dodavatel proškolí uživatele s použitím a funkcemi obou SW produktů

-        dodavatel je povinen zajistit účast odpovědných zaměstnanců na čtyřech (4) poradenských dnech (4x 8 hod).

 

Uchazeč je povinen před zpracováním nabídky řádně prostudovat zadávací podmínky včetně příloh a do své nabídky zahrnout veškeré služby a dílčí činnosti, které z těchto podmínek vyplývají.

 

3. Návaznost na projekt

Obsahem projektu z výzvy č. 53 OP LZZ „Posilování institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy Městského úřadu Roudnice nad Labem“ je zejména zavedení principů projektového řízení do činnosti úřadu - nastavení systému projektového způsobu práce, která zefektivňuje procesy, zkvalitňuje výstupy z realizovaných rozvojových aktivit a optimalizuje náklady. Aktivity reagují na potřeby zefektivnění práce zaměstnanců a unifikace systému přípravy, realizace a udržitelnosti projektů ORP a zřizovaných organizací. V rámci projektového řízení se zaměstnanci vzdělávají v efektivním řízení projektů, zaměstanců a ostatních činností nezbytných pro úspěšnou realizaci každého projektu.

Implementace SW pro podporu projekt. řízení, je navazující plnění na klíčové aktivity projektové řízení. Implementací navrženého software bude podpořen efekt vzdělávacích a poradenských aktivit, zaměstnancům budou dodány reálné nástroje, které jim pomohou zefektivnit jejich procesy a zlepšit kvalitu řízení a managementu v úřadu. Díky zavedení standardů pro postupy při řízení práce zaměstnanců dojde i ke zvýšení transparentnosti a otevřenosti úřadů směrem ke klientům služeb. Významnou úlohu zde bude mít implementace SW podporující vytvářené systémy řízení.