Zpět

Automatizace vybraných procesů a projektového řízení včetně licence na technologii umožňující řízení a sledování procesů a podávání informací v reálném čase II

Operační program: Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost

Číslo zakázky: 7374

Název zakázky: Automatizace vybraných procesů a projektového řízení včetně licence na technologii umožňující řízení a sledování procesů a podávání informací v reálném čase II

Druh zakázky: Služby

Datum vyhlášení výzvy k podání nabídek: 4. 10. 2011

Související projekt/y:

Název/obchodní firma zadavatele: Město Říčany

Sídlo zadavatele: Masarykovo nám. 53/40, 251 01 Říčany

Osoba oprávněná jednat jménem zadavatele:
  • Jméno: starosta Mgr. Vladimír Kořen tel. 323 618 108 vladimir.koren@ricany.cz

IČ zadavatele: 00240702

DIČ zadavatele: CZ00240702

Kontaktní osoba zadavatele ve věci zakázky:
  • Jméno: Zuzana Miltnerová
  • Telefon: 323 618 140
  • E-mail: zuzana.miltnerova@ricany.cz

Lhůta pro podání nabídek: 31. 10. 2011 10:00

Místo pro podání nabídek:
Město Říčany, Masarykovo nám. 53/40, 251 01 Říčany

Popis (specifikace) předmětu zakázky:

 

·         Část 1: Automatizace vybraných klíčových procesů a projektového řízení

·         Ćást 2: Nákup SW licence k automatizaci procesů včetně instalace a technické podpory na 3 roky pro 160 uživatelů (období 2012 -2014)

 

 

Cíl aktivity:

·         Oživit/ automatizavat vybrané klíčové, popř.další, výrazně neefektivní procesy

·         Automatizavat  systém projektového řízení

·         Automatizovat karty projektů Akčního plánu

·         Umožnění uživatelům testovat automatizovaný systém

·         Zavedení automatizovaného sytému do ostrého provozu

·         Zaškolení IT specialisty Městského úřadu Říčany v práci s automatizovaným systémem

 

Očekávaný způsob realizace aktivity:

 

·         Aktivitu bude zajišťovat vybraný dodavatel, s prokazatelnou zkušeností v předmětu zakázky (viz kvalifikační předpoklady)

·         do procesu budou aktivně zapojeni zaměstnanci MěÚ Říčany,a to:

Ø  IT specialista, který se bude podílet na modelování procesů s cílem získat praktické zkušenosti pro samostatné zavádění podpory procesů;

Ø  členové užšího a širšího týmu projektu, kteří budou testovat automatizovaný systém

Ø  komunikace s dodavatelem dodávky „Vytvoření systému procesního řízení včetně vzdělávání“

 

Vstupy:

Pro automatizaci procesů budou uchazečům k dispozici výsledky práce dodavatele dodávky „Vytvoření systému procesního řízení“ (viz příklady v příloze).

 

Výstupy této aktivity:

Výstupy aktivit musí být uživatelsky příjemné a jednoduché z hlediska ovládání. Zhotovitel bude pravidelně informovat zadavatele o vznikajícím řešení a zadavatel bude do vývoje zasahovat v průběhu celého procesu.

 

Výstupy budou předávány jak v listinné podobě, tak v elektronické verzi.

 

Rozsah výstupů je:

1.     Namodelování, oživení a automatizace 15 klíčových procesů MěÚ. Seznam k namodelování bude stanoven v úvodu projektu. Pro procesy existuje podrobná specifikace (viz příloha č. 7 - Příklady některých možných procesů na MÚ). 

 

2.     Automatizace systému projektového řízení - funkční model projektového řízení. Součástí zavedení systému pro podporu projektového řízení je:

a)     Analýza stávajícího stavu projektového řízení (viz příloha č.4 – Manuál projektového řízení), včetně analýzy požadavků na životní cyklus projektu (organizace, role, pravidla, definice, plánování, monitoring, realizace, provoz, publicita, řízení rizik a stanovení priorit).

b)    Návrh opatření na optimalizaci projektového řízení (aktualizace Manuálu projektového řízení).

 

3.     a)  Vytvoření šablon pro všechny typy projektů definované Akčním plánem města Říčany, včetně organizačních aspektů projektu, nastavení upozorňování, schvalovacích procedur, řízení rozpočtu, vykazování ukazatelů, monitorování a reportingu projektů. Základní typy projektů jsou:  

 

I.     jednorázové velké investiční projekty (př. stavební práce, rozpočtované náklady cca 10 mil. Kč)

II.    integrované projekty, sdružující několik dílčích projektů, včetně velkých investičních projektů a projektů provozního charakteru (např. údržba chodníků)

III.   neinvestiční projekty a organizační opatření (např. procesní řízení a automatizace procesů na MěÚ)

 

b)     Automatizace karet 30 projektů Akčního plánu (vzor karty viz příloha č.5 – Typové katy projektů Akčního plánu zpracované v MS Word).

 

4.      Vyškolení IT specialisty (pracovníka IT odboru MěÚ) v obsluze systému tak, aby byl schopen samostatně aktualizovat stávající a zadávat dosud nezadané procesy.

 

5.     Vyškolení členů užšího a širšího týmu projektu tak, aby mohli účinně testovat automatizovaný systém.

 

6.     Zavedení ostrého provozu.

 

 

Požadavky na technické řešení:

 

Základním požadavkem na řešení Automatizace procesů je namodelování workflow pro jednotlivé procesy a jejich „oživení“ (například využitím technologie BPMS - zadavatel umožňuje také použití jiných, kvalitativně a technicky obdobných řešení). Navržené změny se přes integrační rozhraní přímo promítají do nastavení a chování celého IS. Současně jsou v reálném čase dostupná data o jednotlivých průbězích procesu. SW zajistí podporu formulářů a screenflows a bude v české lokalizaci (minimálně uživatelské rozhraní).

 

Dalšími požadavky na nástroj jsou:

·         Zadávání a sledování plnění úkolů, možnost řídit úkoly různé složitosti a délky trvání.

·         Podpora pro řízení projektů.

·         Sledování důležitých termínů (například termíny v projektu, sledování termínů stanovených zákonem).

·         Reporty – systém poskytuje přehledné informace o průběhu plnění jednotlivých úkolů, procesů a projektů (možnost sestavit vlastní reporty).

·         Modelování organizační struktury a řízení přístupových oprávnění. Systém podporuje role uživatelů (tzn. přístupová práva v systému jsou udělována rolím)

·         Software bude umožňovat přístup na vybrané procesy přes webové služby z veřejných stránek města (internetové stránky MěÚ), s cílem umožnit občanům zadávat požadavky a sledovat průběh jejich plnění.

·         Podpora řešení zastupitelnosti.

·         Propojení SW s MS Exchange, podpora webových služeb, spolupráce s databází MS SQL a podpora Active Directory.

·         Nástroj na namodelování a testování dalších vlastně vytvořených procesů.

 

 

Požadavky na bezpečnost a spolehlivost:

·         dostupnost servisu (SLA) minimálně v režimu 5x10 (dostupnost v pracovních dnech 8:00 – 18:00)

·         dostupnost servisu 7 x 24 pro hostingové řešení

 

 

·         Od nahlášení závady zadavatelem se nejpozději do 4 hodin započne s pracemi na odstranění závady. Závada bude odstraněna v co nejkratším možném termínu po zahájení opravy.

 

 

Nákup SW licence

 

Licence na technologii umožňující řízení a sledování procesů a podávání informací včetně instalace a   technické podpory na 3 roky pro 160 uživatelů. ( období  2012 -2014).

Seznam informačních systémů MěÚ

Pro podporu své činnosti využívá MěÚ následující SW nástroje (aplikace)

·                     Spisová služba firmy CNS

·                     GINIS od firmy GORDIC

·                     Správní agendy od firmy VITA

·                     Centrální evidence smluv - Advice 

·                     Program Rada a Zastupitelstvo  - MěÚ Říčany

MěÚ dává k dispozici následující konfiguraci HW a SW:

Konfigurace  2 serverů

·           Minimálně 2 CPU 2,66 GHz s 12 MB L3 cache         (dohromady tedy 8jader) s taktem alespoň 2,66 GHz

·       RAM minimálně 48GB RAM Dual-rank DDR3-1333

Konfigurace datového uložiště

·       Diskové pole modulární design o kapacitě 7,2 TB

Na serverech poběží OS Windows Server 2008 R2 Enterprise a Windows SQL Profesionál ..

 

Předpokládaná hodnota zakázky v Kč: 1700000,00 bez DPH

Lhůta dodání / časový harmonogram plnění /doba trvání zakázky:
12/2011 - 5/2012

Místo dodání / převzetí plnění:
Sídlo zadavatele

Pravidla pro hodnocení nabídek:
1)nabídková cena......................................55% 2)prezentace automatizace procesu.....................35% 3)cena za roční poplatek za technickou podporu k licenci po 3 letech od jejího pořízení........................10%

Požadavky na prokázání kvalifikace dodavatele:
Základní kvalifikační předpoklady: Základní kvalifikaci splní dodavatel, který prokáže splnění základních kvalifikačních předpokladů dle § 53 ZVZ formou čestného prohlášení – příloha č. 2 této Výzvy) Profesní kvalifikační předpoklady: 1) Výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán (nesmí být starší 90 kalendářních dnů). 2) Ověřenou kopii dokladu o oprávnění k podnikání. Ekonomické kvalifikační předpoklady: 1) Pojistnou smlouvu, jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě; limit pojistného nejméně 500.000,- Kč na pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem; uchazeč předloží prostou kopii příslušné pojistné smlouvy nebo certifikát, v kterém je uvedena výše pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem. Technické kvalifikační předpoklady: 1) Uchazeč předloží doklad potvrzující zavedení systému managementu kvality: např. ČSN EN ISO 9001:2009 a to min. v rozsahu: - Zvyšování efektivity řízení organizací - Automatizace a elektronizace procesů 2) Uchazeč musí prokázat zkušenosti s realizací projektů automatizace řízení procesů (včetně instalace technologie, kterou v této veřejné zakázce nabízí) předložením alespoň 3 referencí úspěšných zakázek, přičemž obrat zakázky musí být alespoň u 2 uvedených zakázek minimálně 1.500.000,- Kč bez DPH, uchazeč předloží reference formou čestného prohlášení. Uchazeč může prokázat splnění kvalifikace výpisem ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů. Uchazeč předkládá veškeré doklady prokazující splnění kvalifikace v prosté kopii. Zadavatel si vyhrazuje právo před uzavřením smlouvy požadovat předložení originálů nebo ověřených kopií dokladů prokazujících splnění kvalifikace.

Požadavek na písemnou formu nabídky:
Nabídka musí být zadavateli podána v písemné formě. Požadavek na písemnou formu je považován za splněný tehdy, pokud je nabídka podepsána osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče.

Požadavek na uvedení kontaktní osoby dodavatele:
Uchazeč ve své nabídce uvede kontaktní osobu ve věci zakázky, její telefon a e-mailovou adresu.

Požadovaný jazyk nabídky: český

Povinnost uchovávat doklady a umožnit kontrolu: Ve smlouvě uzavírané s vybraným dodavatelem bude dodavatel zavázán povinností umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu (zejm. poskytovateli, MPSV, MF, NKÚ, EK, Evropskému účetnímu dvoru), z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty).

Varianty nabídky: Každý uchazeč o zakázku je oprávněn předložit zadavateli pouze jednu nabídku. Pokud uchazeč poruší podmínku uvedenou v předchozí větě, nebude žádná z jeho nabídek hodnocena.

Zadávací řízení se řídí:
• Metodickým pokynem pro zadávání zakázek v OP LZZ ve verzi ze dne 15.10.2009, číslo vydání 1.3 • Vnitřní směrnicí města Říčany č.6/2008 o zadávání veřejných zakázek • Na zadávací řízení se neaplikují ustanovení zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách

Další podmínky:
Veškeré zadávací podmínky jsou na webu města http://info.ricany.cz/mesto/verejne-zakazky-aktualni-rok.

 
Uveřejněno: 4. 10. 2011
 
Aktualizováno: 6. 5. 2016