Upozornění: Uveřejněním dokumentace k zakázkám na www.esfcr.cz není potvrzován soulad těchto dokumentů se závaznými pravidly pro výběr dodavatele, ani její použitelnost pro jiné zakázky.

Zpět

SW nástroje pro automatizaci/robotizaci procesů úřadu

Operační program: Operační program Zaměstnanost

Číslo zakázky: 13948

Název zakázky: SW nástroje pro automatizaci/robotizaci procesů úřadu

Druh zakázky: Dodávka

Datum vyhlášení výzvy k podání nabídek: 28. 12. 2021

Související projekt/y:

Název/obchodní firma zadavatele: Město Nový Bydžov

Sídlo zadavatele: Masarykovo náměstí 1, 504 01 Nový Bydžov

Osoba oprávněná jednat jménem zadavatele:
  • Jméno: Ing. Pavel Louda
  • Telefon: +420495703910
  • E-mail: starosta@novybydzov.cz

IČ zadavatele: 00269247

DIČ zadavatele: CZ00269247

Kontaktní osoba zadavatele ve věci zakázky:
  • Jméno: Ondřej Kunst
  • Telefon: +420608036135
  • E-mail: kunst@novybydzov.cz

Lhůta pro podání nabídek: 11. 1. 2022 12:00

Místo pro podání nabídek:
Město Nový Bydžov, Masarykovo náměstí 1, 504 01 Nový Bydžov

Popis (specifikace) předmětu zakázky:

Údaje o veřejné zakázce

Veřejná zakázka je vyhlášena jako veřejná zakázka malého rozsahu na dodávky a služby, která je rozdělena na 6 samostatných částí (viz níže) a výběrové řízení se řídí Obecnou částí pravidel pro žadatele a příjemce v rámci Operačního programu Zaměstnanost (vydání č. 14). Dodavatelé mohou svou nabídku předložit na jednu část předmětu veřejné zakázky nebo na více částí, případně všechny části předmětu veřejné zakázky. S ohledem na tuto skutečnost platí, že každá část předmětu veřejné zakázky bude hodnocena samostatně, tudíž bude na každou část předmětu veřejné zakázky uzavřena zadavatelem samostatná smlouva.  V případě, že se dodavatel rozhodne předložit svou nabídku na více částí předmětu veřejné zakázky, platí, že musí předložit návrh smlouvy samostatně na každou část předmětu veřejné zakázky.

A1) Softwarový nástroj vhodný k automatizaci/robotizaci procesů MÚ Nový Bydžov z oblasti personální

A2) Proškolení 84 zaměstnanců v oblasti automatizace/robotizace personálních procesů úřadu prostřednictvím naimplementovaného softwarového nástroje.

B1) Softwarový nástroj vhodný k automatizaci/robotizaci procesů MÚ Nový Bydžov z oblasti workflow – oběh a schvalování účetních dokladů

B2) Proškolení 25 zaměstnanců města v oblasti automatizace/robotizace procesů úřadu z oblasti workflow – oběh a schvalování účetních dokladů prostřednictvím naimplementovaného softwarového nástroje.

C1) Softwarový nástroj vhodný k automatizaci/robotizaci procesů MÚ Nový Bydžov z oblasti rezervace zdrojů

C2) Proškolení 65 zaměstnanců v oblasti automatizace/robotizace procesů úřadu z oblasti rezervace zdrojů prostřednictvím naimplementovaného softwarového nástroje.

1         Vymezení plnění veřejné zakázky malého rozsahu společné pro všechny části veřejné zakázky

Níže jsou vymezeny závazné požadavky technických specifikací zadavatele na plnění veřejné zakázky. Tyto požadavky je uchazeč povinen respektovat v plném rozsahu při zpracování své nabídky. Uchazečem nabízené řešení musí splňovat, pokud není výslovně uvedeno jinak, zadavatelem uvedené požadavky a parametry informačního systému (viz níže), které jsou definovány jako minimální a musí být splněny. Splnění uvedených požadavků je nezbytnou podmínkou hodnocení uchazeče v zadávacím řízení.

1.1         Integrace a kompatibilita se stávajícím IS zadavatele

SW agendové nástroje pořízené na základě této technické dokumentace musí být plně implementovány do stávajícího prostředí (ICT) zadavatele. (viz Příloha č. 4 - Výchozí stav ICT zadavatele)

1.2         Popis technického řešení SW

Nabízený SW musí respektovat standardní architekturu ICT v prostředí zadavatele a pro svou integraci využít standardizovaná rozhraní a existující prostředky IS v prostředí zadavatele, více viz Příloha č. 4 - Výchozí stav ICT zadavatele.

Řešení zajistí a vynutí maximální jedinečnost, konzistenci a aktuálnost uložených dat. Zadavatel požaduje, aby veškerá data byla uložena v prostředí TC ORP Nový Bydžov. Výjimky z tohoto pravidla jsou v odůvodněných případech možné. Dodavatel ale musí navrhnout technické řešení zálohování a obnovy dat, takto heterogenního prostředí. Řešení musí být vyvinuto na základě zkušeností z reálně provozovaných systémů. To znamená, že jsou ověřeny, rutinně zvládnuty vývojové nástroje a procesy návrhu, vývoje a údržby tohoto systému a je tak zajištěna možnost pružně reagovat na požadavky podpory či rozvoje systému.

Je požádáno řešení maximálně parametrizovatelné, tj. chování systému je možné přizpůsobit novým podmínkám pouze (nebo převážně) nastavením parametrů správcem, bez nutnosti zásahu dodavatele nebo vývoje. Parametrizovatelné musí být zejména nastavení přístupových práv. Důraz na technologickou bezpečnost navrhovaného řešení a její auditovatelnost.

Vyžaduje se možnost rychlého nasazení s využitím standardizovaného implementačního postupu, předpokládá se též jednoduchá a přehledná administrace dodaného řešení.

Integrace do prostředí centrálního IS zadavatele – více viz Příloha č. 4 – Výchozí stav ICT zadavatele,
stabilní, robustní a bezpečný systém respektující legislativní požadavky na informační systémy veřejné správy,
včasné přizpůsobení IS legislativním či technologickým a bezpečnostním požadavkům,
uživatelskou přívětivost, jednoduchost, intuitivnost a transparentní ovládání,
možnost nakonfigurování produktu a jeho přizpůsobení potřebám uživatelů (parametrizace, možnost tvorby výstupů, volitelnost úrovní podrobnosti),
integrovaný systém s minimalizací duplicitního pořizování a provádění ručních operací,
propracovaný systém přístupových práv (odpovědnost, důvěrnost, integrita),
nabízený IS musí s uživatelem komunikovat v českém jazyce (uživatelské rozhraní, nápověda, uživatelská dokumentace); u obrazovek nástrojů pro správce je v omezené míře povolen i anglický jazyk, administrátorská příručka k nim však musí být vždy v českém jazyce,
nedílnou součástí zakázky je i jasný, přehledný popis jednotlivých agend a jejich údržby – popis bude součástí uživatelské dokumentace a systémové dokumentace,
řešení musí bez omezení respektovat topologii počítačové sítě zadavatele a poskytovat tytéž funkčnosti a tutéž dostupnost bez ohledu na místo napojení a použitou technologii přístupu,
všechny komponenty řešení musí být plně virtualizovány,
zajištění komunikace nabízeného řešení s aplikacemi provozovaného kancelářského a komunikačního systému (textový editor, tabulkový editor, emailový klient) všude tam, kde lze tuto komunikaci předpokládat – více viz Příloha č. 4 - Výchozí stav ICT zadavatele,
nabízené řešení musí být postaveno na moderních a běžně uznávaných technologických i obchodních standardech a rozhraních (API, XML, PDF, e-mail, apod.),
systém musí mít vysokou míru zabezpečení a schopnost autorizovat přístup k procesům i datům.

Další požadované funkcionality sw jmenovitě viz příloha č. 1 - Technická specifikace předmětu veřejné zakázky. Nabídky uchazečů na jednotlivé části VZMR musí splňovat všechny požadavky uvedené v příloze č. 1 - Technická specifikace předmětu veřejné zakázky. Nabídky, které nebudou splňovat všechny uvedené požadavky budou vyloučeny z hodnocení.

1.3         Implementace a konfigurace

Instalace nového IS a jeho nastavení dle zadavatelem odsouhlasené dokumentace skutečného provedení bude provedena na hardware a software zadavatele. Pro potřebu nasazení a provozu dodávaného řešení budou uchazeči poskytnuty systémové prostředky ze strany zadavatele. Veškeré softwarové komponenty a databáze poběží ve virtualizovaném prostředí zadavatele. Potřebné licence virtualizační vrstvy, operačních systému, databázového systému, zálohování a kancelářských systémů poskytne zadavatel, ale pouze v případě že předmětnou licenci vlastní – více viz Příloha č. 4 - Výchozí stav ICT zadavatele.

Konfigurace dodaného řešení dle zadání, požadavků a potřeb zadavatele proběhne na základě odsouhlasené dokumentace skutečného provedení. Bude se jednat zejména o následující kroky a aktivity:

Implementace nového IS do prostředí zadavatele,

provedení nastavení (konfigurace) parametrizace jednotlivých oblastí dle dokumentace skutečného provedení,
nastavení workflow dle požadavků a potřeb zadavatele,
nastavení přístupových oprávnění.

1.4         Technická podpora, záruky a servis

Technická podpora k nabízenému IS bude zajištěna na základě uzavřené smlouvy o technické podpoře.

Smlouva o technické podpoře bude uzavřena na dobu určitou, to v délce 5 let s účinností ode dne, ve kterém došlo k akceptaci v předmětu plnění smlouvy uvedeného informačního systému nasazeném v prostředí zadavatele.
Uchazeč poskytuje záruku na to, že veškeré vlastnosti SW, včetně jejích případných update, upgrade a nových verzí, budou po celou dobu účinnosti smlouvy, v souladu s obecně platnými právními předpisy ČR.
V rámci poskytování této služby objednatel získává nárok na poskytnutí zlepšení a dodatků k nabízenému sw (upgrade a update stávajícího modulu) vydaných dodavatelem během příslušného ročního období a zároveň licence na tyto produkty. Součástí poskytnutí těchto upgrade a update je jejich instalace a implementace u objednatele.
V rámci poskytování této služby získává objednatel nárok na odstraňování závad aplikace, pokud jsou tyto závady způsobeny chybou ve zdrojovém kódu aplikace nebo ve způsobu (formě) její implementace. Výskyt závady bude objednatel oznamovat dodavateli prostřednictvím nastaveného komunikačního kanálu (např. Helpdesk nebo kontaktní osoba). Na odstraňování závad bude uchazeč reagovat v souladu s parametry SLA, které jsou uvedeny ve smlouvě o technické podpoře.

1.5         Popis požadavků na vzdělávací aktivity

Vzdělávací aktivity (části výběrového řízení A2, B2 a C2) musí pro účastníka školení poskytnout vzdělání v míře pro dosažení uživatelské úrovně ovládání naimplementovaného softwarového nástroje.

Je požadována prezentace určená k promítání (power point, PDF), která bude doprovázena odborným výkladem a případně doplňována příklady z praxe. Obsah prezentace je požadován ve standardní úpravě, tak aby bylo docíleno přehlednosti a srozumitelnosti uvedených informací.

Je požadována ukázka obsluhy SW na testovacím prostředí dodavatele nebo na produkčním prostředí zadavatele.

Školící materiál bude doručen zadavateli v elektronické podobě min. 3 dny před termínem školení.

Po absolvování školení bude účastníkovi vystaven certifikát o absolvování školení.

Na certifikátu bude uvedeno minimálně: název projektu, registrační číslo projektu, název školícího kurzu, jméno absolventa kurzu, počet hodin školení a datum školení.

Bližší specifikace je uvedena u jednotlivých vzdělávacích aktivit (v částech 4.2, 4.4 a 4.6 této Výzvy)

2         Specifikace zadávacích podmínek pro jednotlivé části veřejné zakázky
2.1         Zadávací podmínky pro část A1 předmětu veřejné zakázky

A1 - Softwarový nástroj vhodný k automatizaci/robotizaci procesů MÚ Nový Bydžov z oblasti personální

Požadovaný je softwarový nástroj vhodný k automatizaci/robotizaci procesů MÚ Nový Bydžov z oblasti personální, tj. procesů navázaných na mzdový a personální informační systém Městského úřadu (informační systém VEMA a personální software – modul vzdělávání).

Jmenovitě se jedná o aplikační nástroje pro vybrané procesy:

Vzdělávání a rozvoj kvalifikace úředníků
Evidence pracovní doby a její vykazování
Schvalování docházky
Plánování dovolené
Schvalování žádostí o dovolenou
Schvalování cestovních příkazů
Mimořádné odměňování

2.2         Zadávací podmínky pro část A2 předmětu veřejné zakázky

Proškolení 84 zaměstnanců města zařazených do organizační struktury MÚ a organizačních složek města Nový Bydžov v oblasti automatizace/robotizace personálních procesů úřadu prostřednictvím naimplementovaného softwarového nástroje.

Školení bude realizováno ve 4 skupinách max. po 22 zaměstnancích, 8 hodin školení pro každou skupinu, tedy celkem 4×8 hodin školení (1 hodina školení je 60 minut). Na závěr každého školícího dne provede školitel praktický test získaných dovedností proškolených zaměstnanců na ovládání naimplementovaného softwarového nástroje k automatizaci/robotizaci personálních procesů.

Zadavatel obdrží výukový materiál ve formátu PDF alespoň 3 dny před konáním kurzu.

Výukový materiál bude obsahovat minimálně: název školení a osnovu školení.

Zadavatel obdrží certifikáty o absolvování školení, pro proškolené osoby, a to v elektronické podobě do 14 dnů od konání kurzu.

Školení proběhne v místě sídla zadavatele, případně v náhradním prostoru, který zajistí zadavatel.

Školící prostory a techniku pro domluvený termín zajišťuje zadavatel.

2.3         Zadávací podmínky pro část B1 předmětu veřejné zakázky

Požadovaný je softwarový nástroj vhodný k automatizaci/robotizaci procesů MÚ Nový Bydžov z oblasti workflow – oběh a schvalování účetních dokladů, tj. procesů navázaných na ekonomický informační systém Městského úřadu (informační systém VERA Radnice).

Jmenovitě se jedná o aplikační nástroje pro vybrané procesy:

Oběh a schvalování smluv
Oběh a schvalování objednávek
Oběh a schvalování faktur
Oběh a schvalování pokladních poukazů
Oběh a schvalování výdajů

Předmětem požadovaného sw nástroje je kompletní proces, který v souladu se zákonem číslo 320/2001 Sb. (zákon o finanční kontrole) a jeho prováděcí vyhláškou číslo 416/2004 Sb. umožní elektronický oběh faktur, objednávek a smluv a schvalování dokladů z vybraných ekonomických agend (s možností opatření dokladů elektronickým podpisem). Toto bude provedeno ve formě tzv. centrální správy schvalovacích procesů, tj. požadavky na schválení ze všech modulů systému budou dostupné na jednom místě (ověřovatel/schvalovatel tedy nemusí vstupovat do jednotlivých oblastí IS, ale vše ověří z jedné „obrazovky“ a to včetně prohlížení souvisejících informací nutných pro ověření dokladu). Tento sw je primárně určen pro pracovníky, kteří schvalují doklady pro finanční kontrolu.

2.4         Zadávací podmínky pro část B2 předmětu veřejné zakázky

Proškolení 25 zaměstnanců města zařazených do organizační struktury MÚ a organizačních složek města Nový Bydžov v oblasti automatizace/robotizace procesů úřadu z oblasti workflow – oběh a schvalování účetních dokladů prostřednictvím naimplementovaného softwarového nástroje.

Školení bude realizováno ve 2 skupinách max. po 14 zaměstnancích, 8 hodin školení pro každou skupinu, tedy celkem 2×8 hodin školení (1 hodina školení je 60 minut). Na závěr každého školícího dne provede školitel praktický test získaných dovedností proškolených zaměstnanců na ovládání naimplementovaného softwarového nástroje k automatizaci/robotizaci z oblasti workflow – oběh a schvalování účetních dokladů.

Zadavatel obdrží výukový materiál ve formátu PDF alespoň 3 dny před konáním kurzu.

Výukový materiál bude obsahovat minimálně: název školení a osnovu školení.

Zadavatel obdrží certifikáty o absolvování školení, pro proškolené osoby, a to v elektronické podobě do 14 dnů od konání kurzu.

Školení proběhne v místě sídla zadavatele, případně v náhradním prostoru, který zajistí zadavatel.

Školící prostory a techniku pro domluvený termín zajišťuje zadavatel.

2.5         Zadávací podmínky pro část C1 předmětu veřejné zakázky

Požadovaný je softwarový nástroj vhodný k automatizaci/robotizaci procesů MÚ Nový Bydžov z oblasti rezervace zdrojů (procesy nejsou v současné době navázané na žádný informační systém Městského úřadu)

Jmenovitě se jedná o aplikační nástroje pro vybrané procesy:

Rezervace služebních vozidel
Rezervace jednacích místností, učeben a zkušebních místností

2.6         Zadávací podmínky pro část C2 předmětu veřejné zakázky

Proškolení 65 zaměstnanců města zařazených do organizační struktury MÚ a organizačních složek města Nový Bydžov v oblasti automatizace/robotizace procesů úřadu z oblasti rezervace zdrojů prostřednictvím naimplementovaného softwarového nástroje.

Školení bude realizováno ve 3 skupinách max. po 22 pracovnících, 8 hodin školení pro každou skupinu, tedy celkem 3×8 hodin školení (1 hodina školení je 60 minut). Na závěr každého školícího dne provede školitel praktický test získaných dovedností proškolených zaměstnanců na ovládání naimplementovaného softwarového nástroje k automatizaci/robotizaci z oblasti rezervace zdrojů.

Zadavatel obdrží výukový materiál ve formátu PDF alespoň 3 dny před konáním kurzu.

Výukový materiál bude obsahovat minimálně: název školení a osnovu školení.

Zadavatel obdrží certifikáty o absolvování školení, pro proškolené osoby, a to v elektronické podobě do 14 dnů od konání kurzu.

Školení proběhne v místě sídla zadavatele, případně v náhradním prostoru, který zajistí zadavatel.

Školící prostory a techniku pro domluvený termín zajišťuje zadavatel.

Předpokládaná hodnota zakázky v Kč: 986816,67 bez DPH

Lhůta dodání / časový harmonogram plnění /doba trvání zakázky:
10.02.2022 - 31.05.2022

Místo dodání / převzetí plnění:
Město Nový Bydžov, Masarykovo náměstí 1, 504 01 Nový Bydžov

Pravidla pro hodnocení nabídek:

  • Nejnižší nabídková cena, váha 100%

Požadavky na prokázání kvalifikace dodavatele:

  • Prokázání základních kvalifikačních předpokladů viz příloha č. 3 – uchazeč splní prokázání základních kvalifikačních předpokladů předložením Čestného prohlášení podepsaného oprávněnou osobou.

  • Prokázání profesních kvalifikačních předpokladů – uchazeč splní prokázání profesních kvalifikačních předpokladů předložením prosté fotokopie výpisu z obchodního rejstříku, případně jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán a výpisu ze živnostenského rejstříku. Zadavatel požaduje prokázání oprávnění k podnikání pro předmět této veřejné zakázky - dodavatel doloží živnostenské oprávnění pro „Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona“, obor činnosti: „Poskytování software, poradenství v oblasti informačních technologií, zpracování dat, hostingové a související činnosti a webové portály a Mimoškolní výchova a vzdělávání, pořádání kurzů, školení, včetně lektorské činnosti“; v případě jiného oprávnění k podnikání je dodavatel povinen zdůvodnit, že toto odpovídá předmětu veřejné zakázky.

Podmínky a požadavky na zpracování nabídky:

Nabídka bude zpracována v českém jazyce.

Nabídka bude podepsána oprávněným zástupcem uchazeče jednat ve věcech smluvních.

Nabídka bude předložena v jednom originále.

Nabídka musí obsahovat:

Identifikační údaje uchazeče (název uchazeče/obchodní jméno, místo/sídlo podnikání, IČ, telefonní a e-mailové spojení),
Krycí list – viz příloha č. 2. Cenu do krycího listu uveďte: bez DPH, samostatně DPH a včetně DPH.
Doplněnou přílohu č. 1 – Technická specifikace garantovaná uchazečem / dodavatelem.
Doklady prokazující splnění základních a profesních kvalifikačních předpokladů – viz příloha č. 3.
Doplněnou přílohu č. 5 - Čestné prohlášení o souladu se zásadami společensky odpovědného veřejného zadávání
Návrh smlouvy (případně smluv) na plnění jednotlivé části veřejné zakázky.
Návrh smlouvy o technické podpoře, je-li dodávkou sw.

Zadavatel nepřipouští variantní řešení.

Zadavatel doporučuje všem uchazečům nabídku pevně svázat a jednotlivé stránky očíslovat vzestupnou číselnou řadou.

Požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny:
Cena bude uvedena v krycím listu nabídky: bez DPH, samostatně DPH a včetně DPH

Požadavek na písemnou formu nabídky:
Nabídka musí být zadavateli podána v listinné podobě v řádně uzavřené obálce označené názvem zakázky „SW nástroje pro automatizaci/robotizaci procesů úřadu“ a nápisem „Neotevírat“, na níž je uvedena kontaktní adresa uchazeče. Nabídky musí být podepsány dodavatelem či osobou oprávněnou zastupovat dodavatele.

Požadavek na uvedení kontaktní osoby dodavatele:
Dodavatel ve své nabídce uvede kontaktní osobu ve věci zakázky, její telefon a e-mailovou adresu.

Požadavek na jednu nabídku:
Každý dodavatel může podat pouze jednu nabídku ke každé z 6 částí této zakázky.

Vysvětlení zadávacích podmínek:
Dodavatel je oprávněn po zadavateli požadovat písemně vysvětlení zadávacích podmínek (odpověď na dotaz) ohledně zadávané zakázky. Písemná žádost musí být zadavateli doručena nejpozději 4 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Zadavatel odešle vysvětlení zadávacích podmínek, případně související dokumenty, nejpozději do 2 pra-covních dnů po doručení žádosti. Vysvětlení zadávacích podmínek (včetně přesného anonymizovaného znění dotazu, na který zadavatel reaguje) anebo dodatečné informace zadavatel zveřejní na portálu www.esfcr.cz.“

Další požadavky na zpracování nabídky:

Obchodní podmínky

Uchazeč předloží vlastní návrh smlouvy (smluv) na plnění části (částí) veřejné zakázky, která bude minimálně obsahovat:

Předmět a účel smlouvy.
Termín a místo plnění.
Identifikační údaje smluvních stran včetně IČO a DIČ, pokud jsou přiděleny.
Ceny a platební podmínky.
Podmínky odstoupení od smlouvy.
Závazek dodavatele předkládat k proplacení pouze faktury, které obsahují název a číslo projektu.
Splatnost faktur.

Závěrečné ustanovení: Smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oprávněnými zástupci obou smluvních stran a účinností datem zveřejnění v registru smluv. Zveřejnění zajistí Objednatel. Dodavatel souhlasí se zveřejněním této smlouvy včetně všech jejich příloh a případných dodatků v registru smluv.

Zadávací řízení se řídí:
Obecnou částí pravidel pro žadatele a příjemce v rámci Operačního programu Zaměstnanost (vydání č. 14), na toto zadávací řízení se neaplikují ustanovení zákona č. 134/2016 Sb., o zadávaní veřejných zakázek.

Soubory ke stažení:

Dodavatelé budou vyrozumívání o výsledku, resp. zrušení zadávacího řízení a o příp. vyloučení nabídky prostřednictvím uveřejnění informace na portálu www.esfcr.cz pod výše uvedeným názvem veřejné zakázky.


 
Uveřejněno: 28. 12. 2021
 
Aktualizováno: 18. 1. 2022